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INTRODUCTION
La présente Politique de confidentialité (ci-après « Politique de confidentialité ») a pour objectif de formaliser notre engagement quant au respect de la vie privée des utilisateurs majeurs (ci-après « Utilisateur ») du site internet ou de l’application mobile CLUSTDOC (ci-après le « Site internet » et « Services » ou collectivement « Site »), où nos Services sont vendus, exploité par la société CLUST TECHNOLOGIES, société par actions simplifiée, au capital social de 716,67 €, dont le siège social est situé au 101 RUE DE SEVRES, 75006 PARIS, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 844 644 807 – mail contact : contact@clustdoc.com (ci-après « CLUSTDOC » ou « Société »).
En effet, CLUSTDOC fournit un logiciel SaaS, qui permet de demander, collecter, afficher, valider et partager des informations, documents, fichiers, données de formulaires, contrats électroniques de n’importe qui. Nous fournissons également des interfaces de programmation d’applications (API) qui vous permettent de créer des processus d’onboarding intégrés de manière transparente à votre site web, vos logiciels et d’autres parcours digitaux.
Vous trouverez ci-dessous des informations sur le type de données personnelles que nous traitons, pourquoi nous le faisons, à quoi servent ces données et comment nous pouvons les partager, et quels sont vos droits en tant que Personne concernée.
Le respect de votre vie privée et de vos données personnelles est une priorité pour la Société qui s’engage à traiter vos données conformément à la loi Informatique et Libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, au Règlement Général sur la Protection des Données (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD ») et aux normes et recommandations y afférentes émises par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (ci-après « CNIL ») ou le Comité Européen de la Protection des Données ou d’autres autorités compétentes dont les décisions, lignes directrices ou normes s’appliquent sur le territoire français ou encore aux normes des Etats-Unis et de la Suisse applicables en la matière (ci-après « Règlement Applicable »).
Nous n’utilisons vos données personnelles qu’aux fins, pour les motifs légaux et pour les périodes de conservation spécifiées ci-dessous.
La Société agit en tant que contrôleur de données pour toutes les données collectées par le biais de son Site, par tout autre moyen, ou lorsque vous entrez dans une relation contractuelle avec la Société, sauf indication contraire dans la Politique de confidentialité.
Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits en vertu de la Réglementation applicable et comme mentionné dans la section 8 de la présente Politique de confidentialité, vous pouvez contacter la Société par l’un des moyens prévus ci-dessous, en précisant votre identité et l’objet précis de votre demande (il pourra vous être demandé de fournir une preuve de votre identité si nous n’en sommes pas certains).
Si vous avez des questions concernant nos pratiques de traitement des données résumées dans la présente Politique, si vous rencontrez un problème de confidentialité ou d’utilisation des données ou si vous souhaitez exercer l’un de vos droits, contactez-nous en précisant votre identité et l’objet précis de votre demande par l’un des moyens suivants :
– Par courrier électronique à l’adresse : contact@clustdoc.com
– Par courrier postal : 101 RUE DE SEVRES, 75006 PARIS
Les données personnelles sont toutes les informations qui sont directement ou indirectement liées à une personne physique (« Personne concernée »), c’est-à-dire tout type d’information qui peut être associé à un individu. Il peut s’agir, par exemple, de noms, d’adresses électroniques ou de numéros de téléphone s’ils peuvent être associés à une personne physique vivante particulière, mais aussi, par exemple, d’une photo sur laquelle la personne peut être reconnue.
Aucune personne de moins de 18 ans n’est concernée par les Services. Nous supprimons donc toutes les informations de ces mineurs.
En principe, le terme « Traitement » comprend tous les types d’actions qu’il est possible d’entreprendre avec des données à caractère personnel. La définition est très large et comprend toutes les formes de traitement des données, de la collecte, l’enregistrement, la conservation/le stockage et l’adaptation à l’utilisation, au partage et même à la suppression des données personnelles.
Nous traitons vos données personnelles pour les finalités suivantes décrites ci-dessous.
Nous traitons les données personnelles décrites ci-dessous pour les finalités ci-après décrites et afin d’exécuter notre contrat :
Sur la base d’un contrat qui nous lie ou éventuellement en application d’un intérêt légitime, vous pouvez nous transmettre des données à caractère personnel lorsque vous vous connectez sur le Site ou lorsque vous créez un compte sur le Site.
Les données personnelles pertinentes que nous collectons sont : le nom ; prénom ; sexe ; âge ; coordonnées (email, téléphone) ; informations de connexion (login) ; la société à laquelle vous êtes attachées en qualité de collaborateur ou de client.
Vous pouvez aussi nous communiquer les informations suivantes : coordonnées bancaires ; messages et documents transmis dans le cadre de l’utilisation des Services ; informations sur l’heure et la date d’utilisation des Services ; ou encore toutes autres informations que vous considérez comme pertinentes.
Dans le cadre de l’utilisation des Services, nous vous rappelons que lorsque vous utilisez nos Services afin de réaliser l’une de vos tâches dans vos missions quotidiennes et qu’à ce titre vous collectez de la donnée à caractère personnel d’un tiers avec nos Services, vous agissez en qualité de responsable de traitement et nous agissons en qualité de sous-traitant.
A ce titre, un espace vous a été mis à disposition afin que vous transmettiez les informations nécessaires au titre du Règlement Applicable à vos propres clients.
Nous traiterons les données personnelles sur la base de nos intérêts légitimes :
Exigences et réclamations légales et intérêt public :
Nous pouvons être amenés à traiter vos données personnelles afin de répondre à des exigences légales (par exemple, des exigences de tenue de registres ou dans le cadre de notre réponse à une demande de votre part d’exercer vos droits individuels) et par ordre des tribunaux ou des autorités publiques (par exemple, pour des raisons fiscales).
Nous pouvons également être tenus par la loi ou contraints par l’intérêt public de traiter des données personnelles relatives à des problèmes de produits. Nous pouvons également traiter vos données personnelles, telles que les informations sur votre compte bancaire ou votre identité, afin de déterminer, d’appliquer ou de défendre des revendications légales.
En outre, nous pouvons traiter vos données personnelles sur la base de votre consentement :
Dans ce cas, nous obtiendrons votre consentement à l’avance dans un but précis et nous nous assurerons qu’il est fourni volontairement, spécifiquement, en connaissance de cause, expressément et sans ambiguïté. Vous avez le droit de retirer votre consentement donné à tout moment ; vous pouvez contacter notre service à l’adresse contact@clustdoc.com ou vous référer aux coordonnées ci-dessous.
Notez que le retrait du consentement ne s’appliquera pas rétroactivement à un traitement qui a déjà été mis en œuvre.
– Sous la forme d’informations sur l’adresse IP, de données générées par l’utilisateur à partir de cookies (par exemple, clics, page affichée, visites de la page, temps passé sur la page, produits affichés et cliqués, commandes, comment vous accédez et quittez le Site, etc.), localisation géographique (pays uniquement), données techniques (par exemple, type d’appareil, paramètres du navigateur, fuseau horaire, système d’exploitation, plateforme).
Toutefois, en ce qui concerne les cookies strictement nécessaires, notre traitement est nécessaire pour notre intérêt légitime à pouvoir vous fournir un Site fonctionnel lorsque vous visitez et utilisez les services fournis sur le Site.
Seules les parties qui ont besoin de traiter les données personnelles aux fins mentionnées ci-dessus auront accès à vos données personnelles.
Nous pouvons également travailler avec des partenaires dans de nombreux pays, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’EEE, et pouvons donc également avoir besoin de partager des données personnelles, par exemple avec des prestataires de services et des conseillers juridiques qui ne sont pas basés dans l’EEE.
Cela signifie que vos données personnelles peuvent être transférées en dehors de l’EEE. Dans la mesure du possible, ces transferts seront basés sur des décisions de la Commission européenne concernant des niveaux de sécurité adéquats et, sinon, principalement sur l’exécution d’un accord conclu entre nous. Dans d’autres cas, tout transfert de vos données personnelles vers des pays tiers dépendra de garanties adéquates telles que des clauses contractuelles standard. Dans des cas exceptionnels, nous pouvons également effectuer de tels transferts sur la base de votre consentement explicite, de raisons importantes d’intérêt public, du traitement de réclamations légales ou afin de protéger vos intérêts vitaux ou ceux d’une autre personne.
La Société conclut des accords de traitement des données avec des tiers qui ont accès aux données personnelles ou les traitent en notre nom, que ce soit par le biais de leurs Services ou de notre collaboration. Nous veillons donc à ce que les tiers avec lesquels nous travaillons traitent les données de la même manière légale et sécurisée que nous.
Plus précisément, les données personnelles sont partagées avec les catégories suivantes de prestataires de services :
– Les personnels habilités des services marketing, administratifs, juridiques, conformité, financiers et informatiques du Responsable de traitement ;
– Les personnes chargées de missions de contrôle interne et externe ;
– Vos clients ayant accès à certaines des données de vos collaborateurs dans le cadre de leurs échanges ;
– Les prestataires externes notamment pour la fourniture de services cloud. Et notamment :
Nous partageons également vos données personnelles avec d’autres contrôleurs de données.
Ces Contrôleurs de données peuvent être des autorités (Police, autorités fiscales ou autres autorités) avec lesquelles nous sommes tenus de partager des données conformément à la loi ou suite à une activité criminelle présumée, des fournisseurs de paiement et des banques pour faciliter les transactions, des conseillers externes (avocats et auditeurs) et des tribunaux pour protéger nos droits, des sociétés qui achètent tout ou partie de nos opérations/actifs, et des sociétés de transport afin de gérer et de livrer votre commande.
Lorsque vos données personnelles sont partagées avec d’autres Contrôleurs de données, ils seront responsables de vos données personnelles et nous nous référons à eux pour plus d’informations sur la façon dont ils traitent vos données personnelles.
En aucun cas, la Société ne vend ou ne loue vos données personnelles, à des tiers pour leurs propres activités.
Nous conservons vos données personnelles pendant la durée du contrat et les supprimons lorsque le contrat prend fin. Toutefois, les exceptions suivantes s’appliquent :
– Dès que vous supprimez certaines données à caractère personnel sur votre compte sous réserve de nos droits de conservation pour une durée plus longue en raison de nos obligations légales.
– Si nous sommes tenus par la loi de conserver ou de divulguer certaines de vos données personnelles après la fin du contrat, nous conserverons les données aussi longtemps et dans la mesure où la loi l’exige (par exemple, jusqu’à cinq ans à compter de la fin de la relation contractuelle en vertu du régime général de prescription légale) ou selon les instructions d’un tribunal ou d’une autorité publique.
– Si cela est nécessaire pour l’établissement, l’exercice ou la défense de revendications légales, nous conserverons les données personnelles pertinentes jusqu’à ce qu’elles ne soient plus nécessaires à cette fin.
Pour l’utilisation du Site Internet et des Services, nous traiterons vos données à caractère personnel pendant la durée contractuelle de notre accord (jusqu’à la suppression de votre compte par vos soins ou jusqu’à la suppression de ce dernier selon notre politique de gestion des comptes inactifs) et ensuite pendant le délai de prescription légal général. Nous supprimerons ensuite vos données personnelles, à condition qu’aucune autre exception décrite ci-dessus ne s’applique.
– Newsletter : Nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps vous manifesterez votre intérêt pour nos bulletins d’information. Vous pouvez cesser de recevoir nos mises à jour de nouvelles à tout moment en vous désinscrivant ou en choisissant de ne plus recevoir nos abonnements sur votre compte ou en cliquant en bas de nos emails. Nous cesserons de traiter vos données après trois (3) ans suivant notre dernier contact.
– Questions et réclamations concernant les services : Nous traiterons les données personnelles pendant trois (3) ans après les avoir reçues, afin d’effectuer des analyses statistiques des questions et des plaintes, d’enquêter, de suivre, de contrôler et d’améliorer notre service à la clientèle, de verser des indemnités et de prévenir les comportements frauduleux (par exemple, les demandes d’indemnisation non fondées).
– Collecte de vos avis : Nous conservons vos avis pour une durée de cinq (5) ans à compter de leurs publications.
– Visiteurs du Site : Nous traiterons vos données personnelles pendant une durée maximale de 13 mois après la collecte des cookies sur le Site, sous réserve de votre consentement exprès préalable.
– Candidature spontanée à un emploi : Si vous avez postulé spontanément pour un emploi chez nous, nous conserverons vos données personnelles pendant six (6) mois à compter de la date de candidature afin de vous contacter si un poste approprié se présente. Si vous avez postulé pour un poste particulier chez nous mais n’avez pas obtenu le poste, nous supprimerons vos documents de candidature dès que nous vous informerons que vous n’avez pas obtenu le poste, sauf accord contraire.
Lorsque nous traitons des données à caractère personnel sur la base de votre consentement, nous le ferons jusqu’au retrait du consentement ou pendant la durée nécessaire à la finalité du traitement des données à caractère personnel, selon ce qui se produit en premier, dans une limite de trois (3) ans après notre dernier contact ou la fin de nos relations contractuelles si elle intervient plus tôt.
Notez que les délais de conservation ci-dessus ne s’appliquent pas dans la mesure où la Société est tenue de conserver vos données personnelles (partiellement ou totalement) conformément au droit impératif applicable (par exemple, la législation comptable) ou pendant le délai de prescription légal lié à toute exigence de votre part ou s’appliquant à vous.
Sous réserve des conditions de la réglementation applicable, vous disposez des droits légaux suivants :
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Si vous avez des questions ou souhaitez exercer l’un de vos droits, veuillez contacter notre Société à l’adresse contact@clustdoc.com en précisant votre identité et l’objet précis de votre demande (une preuve d’identité peut être demandée).
Pour toute question relative à l’utilisation de vos données et à vos droits, vous pouvez contacter la Société par l’un des moyens suivants :
Pour la gestion des cookies et autres outils de traçage, la Société vous invite à consulter l’article 8 ci-dessous.
La Société s’engage à vous répondre dans les meilleurs délais, et en tout état de cause dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de votre demande. Si nécessaire, ce délai pourra être prolongé de (2) deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes qui sont adressées à la Société. Dans ce cas, vous serez informé de cette prolongation et des raisons de ce retard.
Si votre demande est soumise par voie électronique, les informations seront également fournies par voie électronique dans la mesure du possible, sauf demande expresse contraire de votre part.
Si la société n’est pas en mesure de répondre à votre demande, vous serez informé des raisons de cette impossibilité.
Vous aurez toujours la possibilité de déposer une plainte auprès d’une autorité de surveillance et/ou de demander un recours juridique. En particulier, si après avoir contacté la Société et malgré les efforts de la Société, vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance compétente. En France, il s’agit de la Commission Nationale Informatique et Libertés (ci-après « CNIL ») : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.
Dans le cadre de notre manière de fournir des services personnalisés sur le Site, nous utilisons des cookies pour stocker et parfois suivre des informations vous concernant. Un cookie est un petit fichier de données qui est envoyé à votre navigateur à partir d’un serveur web, est stocké sur votre disque dur et permet un accès plus facile lors de la prochaine visite de la même page. Leur but principal est d’améliorer la consultation du Site et de permettre l’envoi de services personnalisés. Nous ne stockons et ne consultons les cookies (qui ne sont pas absolument nécessaires sur votre disque dur) que si vous y avez expressément consenti.
Certains de ces outils de suivi de navigation ne sont utilisés qu’à des fins strictement nécessaires au fonctionnement du site Web et sont, par conséquent, dispensés de consentement, car ils sont nécessaires pour garantir l’accès et le fonctionnement stable du Site. D’autres sont soumis à votre consentement exprès et préalable.
Sur l’ordinateur, les cookies sont gérés par le navigateur Internet. Ces cookies peuvent être des cookies de session (dans ce cas le cookie sera automatiquement supprimé à la fermeture du navigateur) ou des cookies persistants (dans ce cas le cookie restera stocké dans le terminal jusqu’à sa date d’expiration).
Suivez les liens ci-dessous pour obtenir des instructions sur la façon de modifier les paramètres de votre navigateur à partir de certains des fournisseurs de navigateurs les plus courants (notez qu’il s’agit de liens vers du Site Web tiers sur lesquels nous n’avons aucun contrôle) :
En limitant les cookies, il se peut que vous ne puissiez pas accéder à toutes les parties du Site, car certaines fonctionnalités du Site dépendent des cookies.
Dans un souci de transparence, nous avons résumé ci-dessous les cookies utilisés sur notre Site.
En cliquant sur les paramètres des cookies, vous trouverez une liste détaillée des cookies que nous utilisons sur le Site. Nous classons les cookies dans les catégories suivantes :
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À l’exception des cookies essentiels, le blocage de l’installation des cookies ne vous empêche pas d’utiliser efficacement le Site.
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Les cookies utilisés sur le Site (dont l’application) sont les suivants :
La Société se réserve le droit de modifier ou de mettre à jour la Politique de confidentialité à tout moment. Toute modification ou mise à jour entrera en vigueur dès sa publication sur le Site ou, dans le cas d’une relation contractuelle, par tout moyen, y compris le courrier électronique, d’informer la Personne concernée. Dans le cas où ces changements sont importants/impactent vos obligations, la Société vous en informera et demandera votre consentement.
Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées, y compris des mesures de sécurité et d’intégrité, pour protéger vos données personnelles contre la perte et pour empêcher les personnes non autorisées d’y accéder. Les mesures de sécurité appropriées que nous avons prises comprennent la mise en œuvre de connexions privées sécurisées, la traçabilité, la restauration des données perdues et les restrictions d’accès.
La présente politique de confidentialité est régie par le droit français, sous réserve des dispositions de la loi de tout autre pays dans lequel vous pourrez résider.
En cas de litige et si un accord amiable ne peut être trouvé, le tribunal compétent sera celui déterminé selon les règles de procédure applicables.
Nous souhaitons avoir la possibilité de résoudre vos éventuelles plaintes mais vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’organisme de contrôle responsable de la protection des données à tout moment, comme indiqué ci-dessus.
Pour ce faire, vous pouvez contacter l’Autorité française de protection de la vie privée. Vous trouverez de plus amples informations sur son site web : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.
Si vous avez des questions concernant notre traitement de vos données personnelles ou notre utilisation des cookies, ou si vous souhaitez exercer l’un de vos droits en vertu des lois applicables en matière de protection de la vie privée, contactez notre représentant pour la protection des données à l’adresse suivante : contact@clustdoc.com