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Belgique
Services de santé
+2 500
Les Hôpitaux Iris Sud (HIS), situé au cœur de Bruxelles, rassemblent un groupement de quatre sites hospitaliers du secteur public répartis dans les 4 coins de la ville.
Avec un effectif de 2500 collaborateurs à travers ces plusieurs hôpitaux de proximité, HIS a pour vocation d’offrir des soins globaux de qualité et accessibles à tous.
En raison de leur besoin de gérer facilement la croissance des effectifs et de se moderniser, les équipes RH cherchaient donc à digitaliser l’ensemble du parcours d’intégration du nouveau personnel
Valérie Racot Gestionnaire d’applications RH, et Nurgül Navak Assistante RH, nous partagent dans ce témoignage leur expérience avec Clustdoc.
Ce qui a changé avec Clustdoc :
Un besoin de simplifier le processus d’engagement des nouveaux collaborateurs
Avant la mise en place du logiciel Clustdoc, le processus d’intégration des nouvelles recrues des Hôpitaux Iris Sud était assez conventionnel. Comme le souligne Nurgül, la collecte des documents par e-mails et le va-et-vient constant entre leur équipe et les nouveaux employés représentaient une véritable source de complexité, notamment pour constituer les dossiers d’engagement.
Valérie évoque avoir été elle-même confrontée à cette réalité administrative lors de son propre recrutement.
“ La montagne d’informations à remplir et de documents à envoyer à la fois par e-mail et sur papier impliquait de nombreux allers-retours pour finaliser le processus d’engagement. Étant moi-même RH, j’ai conscience que cela peut poser problème pour d’autres collaborateurs, qui ne parlent pas français et qui peuvent rencontrer des difficultés administratives pour rassembler tous les documents requis. ”
L’intégration des équipes administratives et médicales s’avérait être un vrai casse-tête pour l’équipe. La liste des documents à collecter par dossier était longue et souvent il fallait relancer manuellement les collaborateurs en cas d’oubli, d’un document non conforme, où à l’approche des dates butoirs : une réelle perte de temps pour les équipes RH.
“ Nous n’avions aucune visibilité sur l’état d’avancement des dossiers d’engagement, où les collaborateurs en étaient dans le processus. Nous recevions les documents sous différents formats impossibles à ouvrir, et donc nous devions de nouveau envoyer un email pour finaliser la collecte de documents. Entre les dossiers éparpillés, et la chasse aux documents manquants. C’était un vrai ping pong entre les candidats et nos équipes.”
Il était essentiel de trouver une solution tout-en-un qui rationaliserait et accélérerait le processus administratif d’intégration des nouveaux employés.
Trouver un outil d’onboarding tout-en-un, simple et déployable rapidement
Lorsque Clustdoc a intégré l’infrastructure administrative des équipes de recrutement, les objectifs étaient clairs :
– Centraliser la collecte des documents.
– Simplifier la gestion des dossiers d’engagement.
– Accélérer le parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs.
La solution de constitution de dossiers d’intégration était idéale pour Nurgül et l’équipe RH de HIS, puisqu’elle offre une vue claire sur l’ensemble des procédures et des fonctionnalités à la fois simples et évolutives.
“ L’implémentation de Clustdoc s’est faite rapidement, et surtout très facilement, nous avons pu digitaliser notre procédure d’engagement qui centralise tous les éléments du dossier d’engagement : formulaires, pièces justificatives etc. On a juste à inviter le nouveau collaborateur à compléter son dossier en ligne : ce niveau d’accessibilité qu’offre Clustdoc est vraiment un plus pour nous aujourd’hui. ”
Dans ce sens, grâce à sa simplicité d’utilisation tant en interne qu’auprès des futurs collaborateurs, Clustdoc permet à l’équipe de collecter et valider l’ensemble des éléments requis dans le cadre de la constitution de leurs dossiers d’engagement beaucoup plus rapidement, évitant ainsi de multiples va-et-vient.
Une expérience d'onboarding améliorée pour les collaborateurs
Ce que Nurgül apprécie vraiment dans la solution Clustdoc, c’est cette facilité à créer une procédure qui s’adapte automatiquement au profil des candidats. La fonction d’affichage conditionnelle permet notamment d’adapter la liste des éléments du dossier à déposer en fonction du poste du futur collaborateur.
“ Nous recrutons à la fois des administratifs, des infirmiers et des paramédicaux, et les documents à demander sont différents d’un poste à l’autre. Mais nous n’avions pas de procédures personnalisées par profil. Avec Clustdoc nous sommes en mesure d’offrir un service sur-mesure à chaque collaborateur en adaptant nos formulaires en fonction de leur situation. On est sûrs de recevoir les bons documents pour chaque dossier. ”
Grâce à Clustdoc, l’HIS a réussi à déployer un parcours d’intégration administratif moderne et plus simple de complétion pour les collaborateurs. Et ce sont les employés qui le disent :
“ J’ai eu que des retours positifs jusqu’à maintenant. Les collaborateurs ont accès à leur dossier via n’importe quel support et de manière sécurisée, donc ils peuvent compléter les informations plus rapidement et communiquer avec nous toujours depuis leur espace dossier. ”
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Le manque de visibilité sur l’avancement des dossiers apportait son lot de frustrations pour les équipes. Avec un grand nombre de salariés à intégrer chaque année, le contrôle des documents reçus devenait complexe.
Aujourd’hui, avec le tableau de bord et de reporting de Clustdoc, l’équipe peut suivre la progression des dossiers en temps réel, et communiquer avec les nouveaux employés depuis la messagerie intégrée.
Nurgül apprécie énormément l’automatisation des tâches manuelles telles que les relances par mail ou SMS envoyées aux collaborateurs qui leur permettent de clôturer plus rapidement leurs dossiers d’engagement.
Gagner en productivité, notamment pendant l’instruction des dossiers, était l’une des priorités pour Nurgül. Avec Clustdoc, l’équipe peut désormais vérifier les dossiers de manière simple et efficace – tout ça depuis une seule interface.
“ L’expérience est tout à fait positive : le logiciel a été mis en place rapidement. Les utilisateurs ont facilement pris la solution en main sans avoir besoin de formation et en sont très satisfaits. Nous envisageons d’étendre son utilisation à d’autres processus. ”
Les équipes RH des Hôpitaux Iris Sud ont trouvé en Clustdoc une plateforme intuitive et facile d’accès au nouveau personnel qui s’intègre parfaitement avec leur solution de recrutement RH.
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