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Services juridiques
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Votre Avocat Virtuel.com est un cabinet d’avocat pas comme les autres. Toujours en avance sur son temps, ce cabinet 100% digital et accessible 24h/24 est la référence pour gérer les problématiques de mobilité, d’immigration et de fiscalité internationale de particuliers et de sociétés.
Grâce à des solutions innovantes de visioconférence et de suivi client, le cabinet offre à ses clients les meilleures ressources pour mener à bien des stratégies gagnantes, sécuriser leurs positions et minimiser l’aléa juridique.
Découvrons donc comment Votre-Avocat-Virtuel.com a dynamisé la relation client à distance avec Clustdoc.
L’entrée en relation client à distance, la suite logique pour le cabinet
Dans le cadre de son projet de bureau virtuel, Stéphane Minson, avocat en droit des affaires internationales et ses collaborateurs, avaient du mal à garder un œil sur le volume de paperasse administrative des cas clients.
Le cabinet était à la recherche d’une solution sur mesure pour gagner en visibilité, contrôle, et assurer la gestion et la collecte des documents.
Une solution qui permetterait à Votre-Avocat-Virtuel.com d’offrir à ses clients des stratégies gagnantes, de sécuriser leur dossier et de minimiser l’incertitude juridique.
La gestion de l’entrée en relation client chez Votre Avocat Virtuel.com s’effectue depuis 2019 avec Clustdoc et permet à Stéphane et aux collaborateurs de gagner en efficacité, pour se concentrer sur ce qui compte vraiment – offrir un accompagnement personnalisé à leurs clients.
Optimiser l’entrée en relation client, une étape essentielle de la relation commerciale
Chez Votre Avocat Virtuel.com, la collecte de documents et de justificatifs auprès du client est un passage obligé, long et fastidieux. Dans un second temps, il était primordial de centraliser et de vérifier l’intégralité des informations et documents clients pour mener à bien le montage de chaque dossier.
Cette étape exigeait un grand nombre d’allers-retours entre les collaborateurs, les partenaires, et les clients. Pour Stéphane et son équipe, cette étape n’est plus un problème avec Clustdoc.
Le logiciel professionnel de constitution de dossiers clients permet aux collaborateurs de suivre un processus simple et personnalisable afin de recevoir des dossiers conformes et valider les documents de manière sécurisée.
“ Avant d’utiliser Clustdoc, nous utilisions l’un des tous premiers logiciels d’avocat. Mais il manquait quelque chose. Le logiciel ne disposait pas de tous les outils en matière de gestion et collecte documentaire. ”
Les collaborateurs utilisent désormais Clustdoc pour récupérer les pièces justificatives, relancer automatiquement les clients ce qui facilite le traitement des éléments reçus – et la collaboration au sein des équipes.
“ J’étais à la recherche d’une méthode transparente pour demander des documents juridiques à mes clients et rationaliser le processus d’approbation des documents requis. Clustdoc était précisément ce que je cherchais depuis le début. Contrairement aux solutions traditionnelles telles que Google Docs ou Dropbox, il offre une liste de contrôle intelligente pour la collecte et la gestion des documents qui répond à mes exigences exactes. ”
En tant qu’avocat, la collecte de documents et de justificatifs auprès des clients peut s’avérer un processus fastidieux et chronophage. Ce processus implique systématiquement de multiples allers-retours, ce qui entraîne une certaine inertie pour les équipes et leurs clients.
Pour Stéphane et son équipe, Clustdoc répond parfaitement à ces problématiques. En automatisant le processus de collecte et de vérification des documents, Clustdoc permet d’éliminer ce problème et de rassurer les nouveaux clients même à distance.
“ Avec Clustdoc, j’ai l’avantage de pouvoir valider, d’invalider, ou de commenter les documents, un gain de temps considérable pour nous avocats. On évite ainsi l’échange de dizaines d’emails. ”
Grâce à la fonctionnalité intelligente de collecte de documents de Clustdoc, l’état de chaque dossier peut être facilement suivi sur le portail. Les rappels automatiques disponibles via votre compte Clustdoc garantissent que les clients sont informés de ce qu’on attend d’eux et de ce qu’il reste à faire. Cela rend le traitement des éléments réceptionnés bien plus efficace, permettant ainsi aux équipes d’adopter une approche plus réactive.
Le traitement des dossiers reçus est ainsi beaucoup plus efficace, ce qui permet aux équipes d’être au diapason quant aux prochaines actions à compléter.
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en productivité depuis leur passage sur Clustdoc
100%
de l’activité du cabinet digitalisée
Zéro
tâche manuelle lors de l’entrée en relation
Des fonctionnalités parfaitement adaptées aux besoins de Votre Avocat Virtuel.com
Lorsque Stéphane recommande Clustdoc, il parle surtout du portail client 100% en ligne et personnalisable qui permet aux clients de disposer d’un accès à leur espace dossier via un lien unique pour compléter les étapes de leur procédure.
L’intégration de cette fonctionnalité clé a permis au cabinet de déployer un bureau virtuel, depuis lequel l’essentiel des interactions peut se faire en toute confidentialité – un gage de confiance pour les clients internationaux.
“ L’intégration va de pair avec Votre Avocat Virtuel.com et cette intégration doit se trouver à un seul endroit, sur un portail client dynamique et mobile comme le propose Clustdoc. ”
En résumé, Clustdoc a rapidement été adopté par Votre Avocat Virtuel.com qui se charge de la gestion des dossiers clients en toute sérénité.
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